Comment améliorer la productivité en entreprise ?

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Un des enjeux importants au quotidien est de gagner en productivité et notamment améliorer celle des collaborateurs. Et pour atteindre cet objectif, il faut parfois en faire moins pour faire mieux et être plus performant.

On ne s’en rend pas forcément compte, mais on est amené à faire quotidiennement, nombre de tâches à très faible valeur ajoutée, qui viennent nous freiner.

On est tenté de se dire qu’une par une, ce n’est pas grand-chose, mais en vérité, le cumul représente beaucoup de temps, de fatigue, et de dé-focus sur les tâches les plus importantes.

Dans cet article, nous allons évoquer 2 points que l’on retrouve fréquemment et sur lesquels on peut agir assez facilement.

 

Avoir une maîtrise parfaite de ses tâches à effectuer

La majorité des personnes n’a pas d’idée précise des tâches qu’elles ont à réaliser, ni de leur urgence et dans quel ordre les réaliser.

On peut donc se retrouver à traiter en priorité des tâches secondaires au détriment d’autres qui étaient plus importantes. En effet, on peut avoir une partie de ses tâches notées dans un fichier notes, d’autres en non lu dans ses emails, une autre sur papier… etc. Et même pire : stocké dans sa tête.

Ce dernier point est le plus problématique, car cela nous force à ne pas oublier des choses importantes, ce qui génère un stress inutile. Le cerveau n’étant pas fait pour stocker des informations comme cela. Il crée des boucles de rappel. Le fameux moment où l’on se rappelle d’un coup en marchant dans la rue que l’on a complètement oublié d’envoyer un email important.

Une bonne pratique est de centraliser 100 % de ses tâches à un seul endroit.

Comme cela, vous aurez une source fiable où tout ce que vous devez faire se trouve. Il est important que toutes les tâches soient notées car sans cela, vous n’aurez pas confiance en cette liste : une liste qui n’est pas exhaustive est inutile.

Il y a beaucoup d’outils pour faire cela comme Trello par exemple.

Une fois centralisées, il va falloir prioriser les tâches, et pour se faire il existe la Matrice d’Eisenhower. Si vous souhaitez approfondir l’optimisation de vos tâches, je vous conseille de lire La Méthode GTD qui détaille cela de façon très actionnable.

Pour résumer : une bonne maîtrise de vos tâches vous fera gagner en efficacité, car vous maitriserez ce que vous faites. Vous ferez les bonnes tâches au bon moment et ne serez pas tenté à vous disperser sur les dernières tâches arrivées. (le fameux problème de la dernière sollicitation traitée en premier, qui donne l’impression de ne pas avancer dans sa journée).

Ne pas faire les tâches qui ne servent à rien

Maintenant que vous avez la vision globale de ce que vous devez réaliser comme tâches, vous allez pouvoir vous attaquer aux tâches inutiles.

• Le Knowledge management :

La recherche de documents ou d’informations au sein de l’entreprise est un problème de plus en plus présent. En effet, certains collaborateurs peuvent y passer jusqu’à 1/2 journée par semaine.

Avec les documents 100 % dématérialisés et le télétravail, le bureau est maintenant entièrement virtuel.

Et les données sont stockées dans davantage d’outils. (emails, Teams, serveurs, CRM, Sharepoint, etc.)

Conséquence : on est sollicité ou bien l’on sollicite ses collaborateurs pour retrouver une information perdue. C’est une perte de temps pour soi et pour les autres.

Le knowledge management est donc un point clé pour les entreprises. Et pour soulager cela, des outils existent comme les GED, les knowledge bases, et les moteurs de recherche pour entreprise.

Les collaborateurs sont ainsi plus efficaces car plus autonomes, et ne recréent pas de fichiers existants.

• Les réunions :

Pour certaines personnes, le temps passé en réunion représente 50 % de leur temps de travail. Souvent peu utiles pour toutes les personnes présentes ; peu remises en question sur la pertinence de la présence des participants. Les réunions sont un gros levier pour gagner du temps.

Pour identifier les fois où certains participants ne devraient pas participer, il y a le ROTI (Return On Time Invested).

À la fin de la réunion, chaque participant vote de 1 à 5 sur ce que lui a apporté la réunion.

5 = Excellente réunion : Cela valait bien plus que le temps que j’y ai passé.

4 = Bonne : Cela m’a apporté plus que le temps que j’y ai passé.

3 = Moyenne : Je n’ai pas perdu mon temps, mais sans plus…

2 = Pas très utile : Cela ne valait pas le temps que j’y ai passé.

1 = Inutile : Je n’y ai rien gagné.

Pour les notes plus petites que 3, la question de l’intérêt de participer se pose.

Autre bonne pratique : limiter les réunions à 8 personnes maximum. Au-delà, il est rare que tout le monde soit vraiment indispensable.

Il existe de nombreux autres points qui peuvent améliorer votre productivité. Mais cela est déjà une bonne base à fort impact.

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